A solução de muitos dos complexos problemas que afligem o mundo moderno reside na administração. Gerir, aglutinar e utilizar recursos escassos, de forma cada vez melhor, rumo à excelência são objetivos de todas as organizações que buscam atingir suas metas. Para tanto, as habilidades do administrador devem ser aprimoradas de modo que ele possa desempenhar todos os papéis dentro da sua organização.

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A administração tornou-se o principal desafio para o mundo dos negócios e para todas as organizações que dele participam. O administrador passou a ser o elemento fundamental para a sobrevivência e sucesso das organizações, qualquer que seja o nível administrativo em que esteja situado. O administrador utiliza o processo administrativo de planejar, organizar, dirigir e controlar a ação organizacional para alcançar resultados (eficácia) e fazer o melhor uso possível dos recursos disponíveis (eficiência).

Administrar é fazer acontecer

Administrar não significa simplesmente executar tarefas ou operações, mas fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto e de maneira satisfatória e que traga resultados. O administrador não é o que faz, mas o que faz fazer. A administração faz as coisas acontecerem através das pessoas em conjunto para permitir que as organizações alcancem sucesso em suas estratégias e operações. Na realidade, a administração não é uma ciência exata, mas uma ciência social, pois ela lida com negócios e organizações basicamente através de pessoas e conceitos.

A eficiência e a eficácia

Fig.1: Análise da qualidade da utilização dos recursos em relação ao grau de alcance dos objetivos. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Processo Administrativo

Processo significa uma sequência de ações que se sucedem para chegar a um determinado ponto. Uma maneira sistemática de fazer as coisas. É um meio, método ou maneira de conduzir certas atividades. A administração é um processo, posto que todos os administradores, independentemente de seus níveis ou funções, se engajam continuamente em certas atividades inter-relacionadas – como planejar, organizar, dirigir e controlar – para alcançar os objetivos desejados. Assim, o processo administrativo é o conjunto e sequência das funções administrativas.

Fig.2: O Processo Administrativo. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Habilidades e Papéis do Administrador

O sucesso do administrador depende mais do seu desempenho do que de seus traços particulares de personalidade, ou seja, daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. E o seu desempenho é o resultado de certas habilidades que o administrador possui e utiliza. Uma habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado.

Fig.3: Habilidades do administrador. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Um papel é um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que os administradores conduzem para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar.

Fig.4: Papeis administrativos. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Análise

As competências do administrador - que são as qualidades que o fazem capaz de analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas - constituem o seu maior patrimônio pessoal, seu capital intelectual e sua maior riqueza. Todavia, num mundo em constante mudança e transformação, a aquisição de uma nova competência pode significar o abandono de outra competência que se tornou velha e ultrapassada. O segredo está em adquirir competências duráveis, isto é, que mesmo em tempos de rápida mudança, não se tornem descartáveis e nem obsoletas. Diante de todos esses desafios, o administrador, para ser bem-sucedido profissionalmente, precisa desenvolver: conhecimento, perspectiva e atitude; agregar estes desenvolvimentos às suas habilidades e, como consequência disto, obter sucesso.

Fig.5: Os recursos do administrador de sucesso. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Conceitos-chave

- ADMINISTRAÇÃO: É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz.

- ATITUDE: Significa o comportamento diante das situações, o estilo pessoal e a determinação de fazer as coisas acontecerem.

- CONHECIMENTO: Significa o acervo de informações teorias, conceitos, ideias, experiências e aprendizagens a respeito da área de atuação.

- CONTROLE: É a função administrativa que monitora as atividades para manter a organização no caminho para o alcance dos objetivos, permitindo as correções necessárias.

- DIREÇÃO: É a função administrativa que utiliza a influência para ativar e motivar as pessoas no sentido de alcançar objetivos organizacionais.

- EFICÁCIA: Significa atingir objetivos e resultados. Um trabalho eficaz é um trabalho proveitoso e bem-sucedido.

- EFICIÊNCIA: Significa fazer bem e corretamente as coisas. O trabalho eficiente é um trabalho bem executado.

- NÍVEL INSTITUCIONAL: É o nível administrativo mais elevado e aberto da organização pelo fato de interagir com o ambiente externo.

- NÍVEL INTERMEDIÁRIO: É o nível administrativo que serve de ligação entre o nível institucional e o nível operacional. É geralmente ocupado por gerentes.

- NÍVEL OPERACIONAL: É o nível administrativo mais baixo da organização e que cuida da execução das tarefas e atividades quotidianas.

- ORGANIZAÇÃO: É a função administrativa de arranjar e alocar o trabalho, autoridade e recursos entre os membros de uma organização visando o alcance dos objetivos organizacionais.

- PERSPECTIVA: Significa a capacidade de colocar o conhecimento em ação, de transformar a teoria em prática e de resolver problemas.

- PLANEJAMENTO: É a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente.

Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.