Com esta rotina, é possível importar informações de notas em formato XML para facilitar o cadastro de tais notas no sistema Ideagri. Como existem alguns campos que são obrigatórios no Ideagri e não estão presentes no arquivo XML, é necessário complementar a nota com tais informações antes de gravá-la. Conheça o simples passo a passo do procedimento e ganhe tempo no lançamento de despesas e receitas.
Não deixe de assistir ao vídeo da rotina, que explica, de forma geral, o procedimento:
Para facilitar o entendimento, a dica está dividida em tópicos:
b) Correlação de clientes/fornecedores
4) Preenchimento de campos obrigatórios
1) SELECIONANDO AS NOTAS
Para começarmos, vá até o menu Gestão e clique na opção Importação de XML.
Na tela, clique no botão Selecionar Notas, e escolha o tipo das notas que serão importadas (Receita ou Despesa). Após escolher o tipo da nota, busque os arquivos em seu computador.
É possível escolher mais de um arquivo para importar.
2) CORRELAÇÃO DE INFORMAÇÕES
Ao selecionar os arquivos, o sistema abrirá mais duas janelas:
a) CORRELAÇÃO DE PRODUTOS
Para importar os dados de produtos, será necessário correlacionar os produtos das notas com os produtos cadastrados no Ideagri. A primeira coluna mostra o nome do produto na nota e, na segunda coluna, é possível indicar como este cadastro foi feito no Ideagri.
Caso ele ainda não exista, é possível clicar duas vezes na linha e depois no botão [...] para acessar a opção [Buscar/Inserir novo produto/serviço]. Após correlacionar um produto pela primeira vez, as próximas correlações daquele mesmo produto ocorrerão automaticamente.
b) CORRELAÇÃO DE CLIENTES/FORNECEDORES
Para importar as notas, será necessário correlacionar os clientes/fornecedores das notas com os clientes/fornecedores cadastrados no Ideagri. A primeira coluna mostra o nome do cliente/fornecedor na nota, e na segunda coluna, é possível indicar como este cadastro foi feito no Ideagri.
Caso ele ainda não exista, é possível clicar duas vezes na linha, depois no botão [...] e clicar na opção [Inserir novo cliente/fornecedor]. Após correlacionar um cliente/fornecedor pela primeira vez, as próximas correlações daquela mesma pessoa/empresa ocorrerão automaticamente. As notas que ficaram sem alguma das correlações não serão importadas.
3) STATUS
Após realizar as devidas correlações, os dados das notas selecionadas aparecerão na tela principal.
Nela, temos a coluna Status. Os status possíveis são:
- A nota foi importada para o sistema com sucesso: os dados foram preenchidos e a nota já foi gravada no banco de dados.
- Existem campos obrigatórios sem preenchimento ou a nota ainda não foi validada: alguns campos obrigatórios dentro da nota ainda não estão preenchidos ou, então, a nota ainda não foi validada e gravada no banco de dados (clique na Lupa para gravar/validar a nota).
- A nota já foi importada para o sistema em outra ocasião: se você já importou a nota em algum momento, avisaremos utilizando este status. Esta nota não pode ser editada e não será importada.
- Alguma informação da nota não foi correlacionada: algum produto/serviço ou cliente/fornecedor da nota não foi correlacionado. Esta nota não pode ser editada e não será importada.
4) PREENCHIMENTO DE CAMPOS OBRIGATÓRIOS
Agora, temos que preencher os outros dados que são obrigatórios para concluirmos a importação. Os campos que foram importados diretamente pela nota não poderão ser editados para evitar que sejam alterados erroneamente.
Para isso, basta clicar no ícone de Lupa em cada linha para acessar as notas, e depois, preencher os dados obrigatórios.
Alguns exemplos de dados que devem ser preenchidos:
- Centro de custos (quando o produto não é estocável)
- Local de armazenamento (quando o produto é estocável)
- Conta gerencial
- Parcelas (caso não tenham sido puxadas do XML)
Após preencher os dados em uma das notas, clique em Gravar. Ao fazer isso, a nota será gravada no banco de dados e o status dela na tela principal mudará. Faça isso para as demais notas para concluir a importação.
Caso você feche a tela com notas que ainda não foram importadas por não possuírem dados suficientes ou por ainda não estarem validadas, uma mensagem será exibida para que você confirme o cancelamento da importação de notas incompletas.
Ao clicar em Sim, a tela será fechada e as notas que estão nessa situação não serão importadas.
